El brief, la lista de entregables y los criterios de aceptación son ejemplos ilustrativos redactados por Aitania para un caso ficticio: no son ofertas reales ni umbrales recomendados para todas las empresas. Las referencias de precio son las que tres proveedores publicaban en su web el 15/10/2026, citadas con su fuente.
01. Empieza por un brief de una página
Un buen brief describe el proceso actual y cómo sabrás que ha mejorado, sin elegir la tecnología. Ahorra semanas: todos los proveedores responden al mismo problema y sus propuestas se pueden comparar.
Empresa: distribuidora con 12 personas. Proceso: recibimos unas 400 facturas de proveedores al mes por correo, en PDF y fotos.
Hoy: una persona las abre, copia base, IVA, total, CIF y fecha en el ERP y archiva el PDF. Le lleva unas 15 horas a la semana y hay errores de tecleo.
Queremos: que los datos lleguen al ERP con validación, que las dudosas se marquen para revisión y que el PDF quede archivado con un nombre estándar.
Sistemas: correo de Google Workspace, ERP con API, carpeta en Drive. Datos de prueba: 100 facturas reales anonimizadas, incluidas 20 «difíciles».
Restricciones: los datos no salen de la UE; nadie paga una factura sin que una persona la apruebe.
02. Pide entregables, no solo un sistema
Al terminar deberías poder operar, modificar o cambiar de proveedor sin empezar de cero. Pide que la propuesta enumere qué recibes.
- El flujo o la aplicación desplegada en una cuenta a tu nombre.
- El código, las configuraciones y las instrucciones (prompts) en un repositorio al que tengas acceso.
- Documentación de operación: qué hacer si falla, cómo reintentar y a quién se avisa.
- Un registro de cada ejecución para poder auditar qué se procesó y con qué resultado.
- El conjunto de pruebas y los resultados de la última ejecución.
- Formación para quien lo mantendrá y una lista de costes recurrentes.
03. Lee el presupuesto en tres partes
Separa el diagnóstico, la implementación y la operación mensual. Así comparas lo comparable y ves cuánto cuesta mantener el sistema.
Como referencia, algunos proveedores del directorio publican precios: un diagnóstico con hoja de ruta por 750 € e implementación desde 2.500 € con acompañamiento por 300 €/mes (Isaac Romà); proyectos desde 5.000 € (Javadex); o un rango orientativo de 1.500 a 5.000 € para un primer agente con n8n y RAG, más 80 a 200 € al mes de coste operativo (guía técnica de Xpertix). Son datos publicados el 15/10/2026 para servicios distintos: sirven para situar la conversación, no para estimar tu proyecto.
Diagnóstico: análisis del proceso y prueba con 20 facturas · importe · plazo.
Implementación: integración con correo, ERP y Drive; validaciones; panel de revisión · importe · plazo.
Operación mensual: alojamiento, consumo del modelo, soporte y horas de cambios incluidas · importe al mes.
Fuera de alcance: lo que no incluye (por ejemplo, migrar facturas antiguas).
04. Acordad cuándo está terminado
Los criterios de aceptación convierten «que funcione» en una prueba que se puede repetir. Se fijan antes de empezar, con tus datos y tus umbrales.
Sobre las 100 facturas de prueba, los campos base, IVA, total y fecha coinciden con la revisión manual en al menos el porcentaje que acordéis; el resto se marca para revisión, nunca se envía en silencio.
Ninguna factura duplicada (mismo proveedor, número e importe) se registra dos veces.
Una factura sin CIF reconocido genera un aviso en menos de una hora.
Si el ERP no responde, el sistema reintenta y avisa; no se pierde ninguna factura.
El tiempo total del proceso, contando la revisión humana, baja respecto a la referencia medida antes de empezar.
05. Cinco preguntas para la reunión
- ¿Qué proyecto parecido podemos ver y qué hiciste exactamente en él?
- ¿Qué se paga una vez y qué cada mes, y qué hace subir el coste mensual?
- ¿Dónde se procesan los documentos y qué datos salen de la UE?
- ¿Qué ocurre cuando el sistema no está seguro?
- Si dejamos de trabajar juntos, ¿qué necesitamos para mantenerlo?
Una buena pregunta antes de firmar.
¿Qué recibiré al terminar, quién mantendrá el sistema y cómo comprobaremos que funciona con mis casos reales?