01. Busca una tarea pequeña y frecuente
Una buena candidata tiene entradas claras, pasos que se repiten y una salida que alguien puede comprobar. Recoger solicitudes, mover datos entre herramientas o preparar un borrador son puntos de partida posibles.
Evita mezclar varias transformaciones en el primer piloto. Si además de automatizar necesitas rehacer todo el proceso, separa ambos trabajos.
02. Documenta las excepciones
Anota qué ocurre cuando faltan datos, una herramienta no responde o dos sistemas se contradicen. Define a quién se avisa y cómo se retoma el trabajo.
Decide qué pasos requieren aprobación humana. Una automatización puede ahorrar trabajo sin ejecutar por sí misma todas las acciones.
03. Prueba antes de conectar todo
Trabaja con una muestra representativa y conserva un registro de resultados. Compara el tiempo total, incluidos los controles, con la forma anterior de trabajar.
Cuando el piloto funcione, acuerda monitorización, responsables y mantenimiento. El flujo debe poder entenderlo otra persona.
Una buena pregunta antes de firmar.
¿Qué recibiré al terminar, quién mantendrá el sistema y cómo comprobaremos que funciona con mis casos reales?